El almacenamiento de mercancías es una pieza clave en la cadena de suministro, especialmente para empresas distribuidoras y fabricantes que manejan grandes volúmenes de inventario.
Más allá de ser un simple espacio donde se guarda inventario, la gestión del almacenamiento impacta directamente en los costes operativos y, por ende, en la rentabilidad del negocio.
En un entorno de distribución, la acumulación de productos, tiempos muertos y costes indirectos pueden descontrolarse si no se optimizan adecuadamente.
Este artículo explora los diferentes tipos de costes de almacenamiento y cómo gestionarlos puede marcar la diferencia en las operaciones logísticas de una empresa.
¿Qué son los costes de almacenamiento?
Los costes de almacenamiento engloban todos los gastos derivados del mantenimiento de inventario en un almacén. Estos incluyen el alquiler del espacio físico, seguros para proteger la mercancía, consumo energético para climatización y luz, y los salarios del personal encargado de la gestión y movimiento de los productos.
Además, se consideran las pérdidas por deterioro o caducidad de las mercancías, así como los costes de oportunidad derivados de tener capital inmovilizado.
Estos factores impactan directamente en las finanzas, influyendo en la rentabilidad y la eficiencia operativa.
Tipos de costes de almacenamiento
Los costes de almacenamiento pueden dividirse en varias categorías, cada una con un impacto directo en la rentabilidad de la empresa.
Costes fijos
Estos son gastos que no varían, independientemente del nivel de actividad o del volumen de inventario.
Ejemplos incluyen el alquiler o compra del almacén, seguros contra riesgos, y mantenimiento de las instalaciones.
En el sector de la distribución, el almacenamiento de grandes volúmenes puede generar un impacto considerable en la estructura de costes fijos. Aunque estos costes sean predecibles, la clave para gestionarlos es maximizar la utilización del espacio y la eficiencia operativa.
Costes variables
Estos cambian en función de la cantidad de mercancía almacenada y las operaciones logísticas.
Un ejemplo común es el coste energético, que aumenta con mayor uso de climatización o iluminación en grandes almacenes.
Además, los costes relacionados con el uso de equipo, como carretillas elevadoras o sistemas automatizados, también entran en esta categoría.
En distribución, gestionar eficientemente los costes variables significa reducir tiempos de manipulación de productos y optimizar la rotación del inventario.
Costes directos
Son aquellos costes que están directamente relacionados con la operación diaria del almacén.
Aquí se incluyen los salarios del personal encargado de la manipulación y gestión de las mercancías, los materiales de embalaje, y los gastos de transporte dentro del almacén.
Estos costes pueden optimizarse implementando sistemas de automatización o software de gestión, como ERPs, que agilizan las operaciones.
Costes indirectos
Aunque menos visibles, los costes indirectos pueden tener un impacto importante. Incluyen el deterioro o caducidad de productos, las mermas por daños durante el almacenamiento, y los costes derivados de tener inventario inmovilizado, lo que reduce la liquidez de la empresa.
Además, el coste de oportunidad por productos que permanecen almacenados demasiado tiempo puede traducirse en una pérdida significativa si se pierde valor de mercado o surge desabastecimiento en otros puntos de la cadena de suministro.
En el sector de la distribución, la correcta identificación y gestión de estos costes permite una optimización más detallada de los recursos, mejorando el rendimiento financiero y maximizando la eficiencia operativa.
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Fórmulas y métodos para calcular los costes de almacenamiento
Calcular los costes de almacenamiento permite tener un mayor control sobre las operaciones logísticas y prever mejor los gastos.
Existen varias fórmulas comunes que las empresas utilizan para estimar estos costes.
Coste de almacenamiento por unidad
Se calcula dividiendo el coste total de almacenamiento entre el número de unidades almacenadas.
Coste por unidad = Coste total de almacenamiento / Número de unidades almacenadas
Este cálculo es útil para conocer el impacto unitario y tomar decisiones sobre inventario y rotación.
Coste total anual de almacenamiento
Esta fórmula tiene en cuenta todos los costes asociados al almacenamiento durante un periodo anual.
Incluye tanto los costes fijos como los variables, lo que proporciona una visión más completa de los gastos que genera mantener inventario.
Coste total anual = (Costes fijos + Costes variables) × 12
De esta forma, se pueden proyectar los gastos a lo largo del año, facilitando la planificación financiera.
Coste de almacenamiento por unidad de tiempo:
Para optimizar las operaciones y minimizar el tiempo que las mercancías permanecen en inventario, se puede calcular el coste de almacenamiento por unidad de tiempo:
Coste por unidad de tiempo = Coste total de almacenamiento / Días de almacenamiento
Esto es especialmente útil para empresas que buscan reducir los costes de almacenaje en productos de alta rotación o con fecha de caducidad.
¿Cómo la digitalización te puede ayudar en la gestión de la distribución?
La digitalización transforma radicalmente la gestión de la distribución al automatizar procesos logísticos y mejorar la visibilidad en tiempo real de toda la cadena de suministro.
Mediante soluciones como los sistemas ERP, las empresas pueden centralizar y optimizar operaciones clave como la gestión de inventario, pedidos, envíos y facturación.
La automatización reduce errores humanos, como los derivados del registro manual, y optimiza recursos al mejorar la eficiencia en el uso de almacenes, rotación de inventarios y flujos de trabajo.
Con un software adecuado, se puede anticipar la demanda y minimizar los costes de almacenamiento, garantizando una distribución más ágil y efectiva.
El uso de plataformas digitales también facilita la toma de decisiones estratégicas a través de la recopilación y análisis de datos en tiempo real, permitiendo a las empresas ajustarse rápidamente a cambios en la demanda o a interrupciones en la cadena de suministro. Esto, a su vez, mejora la rentabilidad y el control general sobre el proceso logístico.
De esta manera, la digitalización no solo aumenta la eficiencia operativa, sino que también proporciona a las empresas de distribución la agilidad necesaria para competir en un mercado dinámico y cada vez más digitalizado.
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