Control horario. Normativa 2025: Novedades, sanciones y cómo cumplir la ley

control de horario

El control horario de los trabajadores no es solo una obligación legal en España, sino una herramienta clave para garantizar derechos laborales y optimizar la gestión empresarial. Desde la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben registrar diariamente las horas de inicio y fin de la jornada laboral de sus empleados. Esta medida tiene como objetivo prevenir abusos, controlar las horas extraordinarias y garantizar una mayor transparencia en las relaciones laborales.

En 2025, la normativa de control horario ha evolucionado con nuevos requerimientos, destacando la obligatoriedad del registro digital, el refuerzo del derecho a la desconexión digital, y la reducción progresiva de la jornada laboral a 37,5 horas semanales. Estos cambios responden a la necesidad de adaptar las leyes a la era digital y fomentar la conciliación laboral y personal.

Ante este nuevo panorama, contar con una herramienta como Gestión5 permite a las empresas cumplir con la normativa de manera sencilla, eficiente y segura.

En este artículo, exploraremos en detalle los aspectos clave del control horario en 2025, las actualizaciones normativas más recientes y cómo una solución integral puede ayudarte a evitar sanciones y mejorar la gestión laboral.

 

¿Qué es el control horario y por qué es obligatorio?

El control horario es el sistema mediante el cual las empresas registran la jornada laboral de sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y fin de su actividad diaria. Su principal objetivo es garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, evitar abusos en la duración de la jornada y asegurar el pago justo de las horas trabajadas.

En España, la obligatoriedad del registro horario se estableció en 2019 con la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Esta normativa exige a todas las empresas llevar un registro diario de la jornada laboral, sin importar su tamaño o sector, con el fin de:

  • Prevenir fraudes y abusos laborales al asegurar que los trabajadores cumplan con su horario estipulado y reciban la compensación adecuada por su trabajo.
  • Garantizar la transparencia en la relación laboral, proporcionando a los empleados acceso a su propio registro de jornada.
  • Facilitar la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, permitiendo verificar el cumplimiento de la jornada laboral y el pago de horas extraordinarias.
  • Evitar la precariedad laboral y combatir las irregularidades en los contratos de trabajo.

 

Cambios en la normativa de control horario en 2025.

En 2025, la normativa española sobre el control horario ha experimentado modificaciones significativas destinadas a mejorar la transparencia y eficiencia en la gestión del tiempo laboral. A continuación, se detallan los principales cambios:

Registro horario digital obligatorio

A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas en España están obligadas a implementar un sistema de registro horario digital. Este sistema debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Accesibilidad remota: La Inspección de Trabajo y Seguridad Social debe poder acceder a los registros de forma remota y en tiempo real.
  • Fiabilidad e Inmutabilidad: Los registros deben ser precisos y no susceptibles de modificaciones no autorizadas, garantizando la integridad de la información.
  • Conservación de datos: Los registros deben almacenarse durante un período mínimo de cuatro años, estando disponibles para inspecciones y consultas.

Endurecimiento de sanciones

El incumplimiento de la nueva normativa conlleva sanciones más severas:

  • Multas Incrementadas: Las sanciones pueden oscilar entre 1.000 y 10.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
  • Aplicación por trabajador afectado: Las multas se aplicarán por cada trabajador afectado, aumentando significativamente el total en casos de incumplimientos generalizados.

Derecho a la desconexión digital

La normativa refuerza el derecho de los trabajadores a la desconexión digital, estableciendo que las empresas deben garantizar que los empleados no sean contactados fuera de su horario laboral, salvo en circunstancias excepcionales.

Adaptación al teletrabajo y modelos híbridos

Con el incremento del teletrabajo, la normativa exige que los sistemas de registro horario digital sean capaces de gestionar eficazmente las jornadas laborales de empleados que trabajan de forma remota o en modelos híbridos, asegurando el cumplimiento de la legislación vigente

Reducción de la jornada laboral

Se ha establecido una reducción de la jornada laboral máxima a 37,5 horas semanales, efectiva a partir de 2025. Esta medida busca mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal de los trabajadores.

 

¿A quién aplica la obligación del control horario?

La normativa de control horario afecta a todas las empresas en España, sin importar su tamaño o sector de actividad. Aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena, con la única excepción de los altos directivos, según lo estipulado en el Artículo 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores.

Para los trabajadores con horarios flexibles, teletrabajo o trabajo híbrido, la empresa sigue estando obligada a registrar su jornada, utilizando sistemas digitales adaptados a este tipo de modalidad laboral.

 

Sanciones por incumplimiento.

El incumplimiento de la obligación de registro horario es considerado una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción:

  • Multa leve: de 751 a 1.500 euros.
  • Multa grave: de 1.501 a 7.500 euros (aplicable en la mayoría de los casos por ausencia de registro horario).
  • Multa muy grave: Puede superar los 10.000 euros si se detecta fraude sistemático en la jornada laboral o impago de horas extraordinarias.

Con la nueva normativa de 2025, las sanciones han aumentado en cuantía y se aplicarán por cada trabajador afectado, lo que supone un riesgo mayor para las empresas que no cumplan con la ley.

 

Requisitos clave para que un sistema de control horario sea válido en 2025.

Para que un sistema de control horario cumpla con la nueva normativa, debe garantizar lo siguiente:

  • Registro digital obligatorio: No se permite el registro manual o en papel.
  • Inalterabilidad de los datos: No debe poder modificarse sin trazabilidad.
  • Acceso en tiempo real: La Inspección de Trabajo debe poder acceder a los registros de forma remota.
  • Conservación durante 4 años: Los datos deben estar almacenados y disponibles para auditorías.
  • Adaptación a modelos híbridos y teletrabajo: Debe permitir fichajes en remoto.

 

 

Beneficios del control horario para empresas y trabajadores.

La implantación de un sistema de control horario no solo responde a una obligación legal, sino que también aporta múltiples ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores.

Desde una mejor gestión del tiempo hasta el cumplimiento normativo, el registro de jornada contribuye a mejorar la productividad y la transparencia en el entorno laboral.

 

Beneficios para las empresas

  1. Cumplimiento normativo y reducción del riesgo de sanciones: Con un sistema de control horario adecuado, las empresas evitan multas y cumplen con la normativa vigente, especialmente con los cambios implementados en 2025, como la obligación del registro digital y el refuerzo del derecho a la desconexión digital.
  2. Mayor organización y planificación del tiempo de trabajo: El registro de jornada permite a los responsables de RRHH y directivos gestionar mejor los turnos, controlar las ausencias y equilibrar la carga laboral. Además, facilita la planificación de los nuevos horarios adaptados a la jornada de 37,5 horas semanales.
  3. Control de las horas extraordinarias y optimización de costes: El control horario proporciona datos precisos sobre las horas extra trabajadas, evitando fraudes o pagos indebidos. Gracias a ello, las empresas pueden ajustar su planificación de recursos humanos y optimizar los costes laborales.
  4. Mejora en la gestión del teletrabajo y trabajo híbrido: Con la digitalización del registro horario, las empresas pueden monitorizar la jornada laboral de empleados en remoto, asegurando que se respete su jornada sin vulnerar su derecho a la desconexión digital.
  5. Mayor transparencia y mejor clima laboral: Un control horario bien gestionado reduce conflictos entre empresa y empleados, ya que ofrece un registro claro y verificable de las horas trabajadas. Esto fomenta la confianza y evita malentendidos en la gestión del tiempo de trabajo.

 

Beneficios para los trabajadores

  1. Garantía de cumplimiento de la jornada laboral: El registro horario protege a los empleados contra abusos laborales y garantiza que no trabajen más horas de las establecidas sin la correspondiente compensación.
  2. Protección del derecho a la desconexión digital: Con la normativa de 2025, el derecho a la desconexión fuera del horario laboral se refuerza. Un sistema de control horario ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y las interrupciones fuera del horario laboral.
  3. Seguridad en el pago de horas extraordinarias: Los trabajadores tienen un registro exacto de las horas trabajadas, lo que les permite reclamar el pago o compensación de las horas extra según lo establecido en el convenio colectivo.
  4. Flexibilidad y conciliación laboral: El control horario facilita la gestión de horarios flexibles, teletrabajo y jornadas personalizadas, lo que mejora la conciliación entre vida laboral y personal.
  5. Acceso a su propio registro de jornada: Los empleados pueden consultar en cualquier momento su historial de fichajes, asegurando transparencia y evitando malentendidos con la empresa.

 

Métodos de control horario permitidos

Con la entrada en vigor de la nueva normativa de control horario en 2025, el registro digital se ha convertido en un requisito obligatorio. Sin embargo, existen diferentes métodos que las empresas pueden utilizar para llevar a cabo este registro, siempre y cuando cumplan con los principios de fiabilidad, accesibilidad, inalterabilidad y conservación de datos.

A continuación, se presentan los principales métodos permitidos, destacando sus ventajas y desventajas.

 

Métodos tradicionales (en desuso o no recomendados):

Algunos sistemas de registro de jornada que eran habituales antes de la normativa de 2019 y de la reforma de 2025 han quedado obsoletos o no cumplen con las nuevas exigencias. Estos métodos, aunque aún pueden encontrarse en algunas empresas, no son recomendados debido a su riesgo de manipulación, falta de seguridad y dificultad de acceso para la Inspección de Trabajo.

Hojas de firma en papel

  • Permiten registrar manualmente la entrada y salida de los empleados.
  • Problemas: Fácilmente manipulables, pérdida de registros y poco accesibles para auditorías.

Registros en Excel o documentos digitales

  • Algunas empresas usaban hojas de cálculo o documentos compartidos.
  • Problemas: Modificables sin control, sin respaldo legal suficiente y sin trazabilidad clara.

Importante: Con la normativa de 2025, estos métodos NO cumplen con la obligación del registro digital obligatorio y pueden conllevar sanciones.

 

Métodos digitales y automatizados (requeridos en 2025):

Con la nueva legislación, el registro horario digital es obligatorio en todas las empresas. Estos son los principales métodos permitidos:

Software de control horario (recomendado).

Herramientas digitales especializadas, como Gestión5, que registran automáticamente la jornada laboral.

Ventajas:

  • Cumplen con los requisitos de accesibilidad, inalterabilidad y conservación.
  • Integración con teletrabajo y modelos híbridos.
  • Generación automática de informes accesibles para Inspección de Trabajo.
  • Cumple con la normativa de 2025.

Sistemas biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial).

Dispositivos de fichaje que usan biometría para registrar la jornada laboral.

Ventajas:

  • Evitan el fraude de suplantación de identidad.
  • Son rápidos y eficientes para empresas con muchos empleados.

 

Limitaciones:

Puede generar problemas de privacidad por el almacenamiento de datos biométricos.

Apps móviles y plataformas en la nube.

Soluciones digitales accesibles desde ordenadores, tablets o móviles.

Ventajas:

  • Perfectas para empleados en teletrabajo o trabajo híbrido.
  • Permiten fichar desde cualquier ubicación con geolocalización.
  • Cumple con la normativa de 2025.

Terminales digitales con tarjeta o PIN.

Dispositivos donde los empleados registran su entrada y salida mediante tarjetas o códigos.

Ventajas:

  • Son sencillos de usar y ofrecen trazabilidad.
  • Menos intrusivos que los sistemas biométricos.

 

Limitaciones:

Pueden ser vulnerables a suplantaciones si los empleados comparten tarjetas o códigos.

Importante: Con la reforma de 2025, todas estas soluciones deben garantizar que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los registros de forma remota y en tiempo real.

 

Cómo implementar un sistema de control horario en tu empresa.

Con la entrada en vigor de la normativa de control horario digital obligatorio en 2025, todas las empresas en España deben contar con un sistema de registro fiable y accesible. Para garantizar una implementación efectiva y sin riesgos de sanciones, es fundamental seguir estos cinco pasos:

Paso 1: Analizar la normativa vigente y las necesidades de tu empresa

Antes de implementar un sistema de control horario, es imprescindible conocer los requisitos legales y evaluar cómo se adapta a las particularidades de tu empresa.

Normativa vigente a cumplir en 2025:

  • Registro horario digital obligatorio.
  • Acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
  • Conservación de datos durante 4 años.
  • Adaptación a teletrabajo y modelos híbridos.
  • Cumplimiento del derecho a la desconexión digital.

 

Evaluación interna:

  • ¿Cuántos empleados tiene la empresa?
  • ¿Existen turnos rotativos, teletrabajo o flexibilidad horaria?
  • ¿Qué métodos de registro se han utilizado hasta ahora?
  • ¿Cuáles son los principales problemas actuales en la gestión del tiempo de trabajo?

Este análisis permitirá seleccionar la solución más adecuada y evitar problemas futuros.

Paso 2: Seleccionar un software de control horario homologado (como Gestión5)

Dado que el registro en papel o en Excel ya no es válido, es fundamental elegir una herramienta que cumpla con los nuevos requisitos legales. Gestión5 es una de las opciones recomendadas, ya que ofrece:

  • Registro digital automatizado desde cualquier dispositivo.
  • Cumplimiento total con la normativa de 2025.
  • Acceso en tiempo real a la información para inspecciones o auditorías.
  • Gestión de fichajes en teletrabajo y modelos híbridos.
  • Protección de datos conforme a la legislación vigente.
  • Alertas y avisos sobre exceso de jornada o incumplimientos.

Paso 3: Capacitar a empleados y RRHH en el uso del sistema

Un sistema de control horario solo será efectivo si todos los empleados saben cómo utilizarlo correctamente. Para ello, se recomienda:

  • Formar a los responsables de RRHH sobre la nueva normativa y la gestión del sistema.
  • Ofrecer formación a los empleados sobre cómo fichar correctamente y resolver incidencias.
  • Establecer protocolos claros sobre horarios, descansos y registro de horas extra.
  • Designar un responsable para resolver dudas y hacer seguimiento.

Un equipo bien capacitado garantizará el uso correcto del sistema y evitará errores que puedan derivar en sanciones.

Paso 4: Monitorizar y revisar periódicamente los registros de jornada

Para asegurar el cumplimiento de la normativa y optimizar la gestión del tiempo de trabajo, es esencial establecer un sistema de control y seguimiento:

  • Revisar los registros periódicamente para detectar errores o fichajes irregulares.
  • Automatizar alertas en caso de incumplimiento de la jornada laboral.
  • Generar informes mensuales para analizar patrones de asistencia y horas extra.
  • Mantener accesible toda la información en caso de inspección de trabajo.

Paso 5: Adaptar el sistema en función de nuevas regulaciones o necesidades

La legislación laboral sigue evolucionando, por lo que es fundamental que el sistema de control horario sea flexible y escalable.

  • Mantenerse informado sobre cambios normativos o nuevas obligaciones legales.
  • Actualizar el software de control horario cuando sea necesario.
  • Ajustar los turnos y horarios en función de la reducción progresiva a 37,5 horas semanales.
  • Solicitar auditorías internas para garantizar que se está cumpliendo con la normativa.

Implementar un sistema de control horario digital no solo es un requisito legal en 2025, sino también una herramienta clave para mejorar la gestión del tiempo, reducir riesgos de sanciones y optimizar la productividad.

Gestión5 ofrece una solución 100% legal, automatizada y sencilla de usar para garantizar que tu empresa cumpla con la normativa sin complicaciones.

 

¿Cómo Gestión5 te ayuda a cumplir con la normativa de control horario?

Gestión5 es una solución diseñada para automatizar y simplificar el control horario, asegurando que las empresas puedan cumplir con la ley sin esfuerzo y evitando riesgos de sanciones.

Registro horario 100% digital y automatizado

  • Cumple con la obligación del registro horario digital exigida por la nueva normativa de 2025.
  • Permite registrar la jornada laboral de forma segura, precisa e inalterable, asegurando que los datos no puedan ser modificados de manera fraudulenta.
  • Accesible desde cualquier dispositivo (PC, móvil, tablet) y en cualquier lugar, facilitando la gestión del tiempo de trabajo para empleados en oficinas, fábricas o teletrabajo.

Acceso en tiempo real y generación de informes

  • Los registros de jornada están disponibles en tiempo real para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cumpliendo con la exigencia de accesibilidad inmediata.
  • Genera informes detallados y auditables con los datos de cada empleado, permitiendo un seguimiento eficiente del tiempo trabajado.
  • Facilita la gestión de auditorías y evita problemas en inspecciones laborales.

Gestión del teletrabajo y modelos híbridos

  • Adaptado al teletrabajo, permitiendo fichar desde cualquier ubicación con sistemas de geolocalización opcional.
  • Compatible con horarios flexibles y trabajo híbrido, asegurando que el control horario se aplique de forma equitativa en todas las modalidades laborales.

Seguridad y cumplimiento normativo

  • Almacenamiento seguro de los registros durante al menos 4 años, conforme a la ley.
  • Cumple con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y garantiza la privacidad de los trabajadores.
  • Evita riesgos de sanciones por incumplimiento de la normativa.

 

Con los cambios en la normativa de control horario en 2025, contar con un sistema fiable y automatizado es clave para cumplir con la ley y optimizar la gestión laboral. Gestión5 es una solución completa, segura y fácil de usar, que permite a las empresas:

✅ Registrar la jornada de forma digital y automática.

✅ Garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar sanciones.

✅ Gestionar las horas extra.

✅ Facilitar la inspección laboral y auditorías con informes en tiempo real.

✅ Adaptarse a teletrabajo, horarios flexibles y turnos rotativos.

 

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