Cada trimestre, miles de empresas y autónomos presentan el Modelo 111 sin tener del todo claro si lo están haciendo correctamente. En muchos casos, se trata de una obligación que surge no por la actividad principal del negocio, sino por haber realizado pagos concretos sujetos a retención, como nóminas, servicios profesionales o arrendamientos.
Conocer a fondo cuándo se debe presentar el Modelo 111, qué datos requiere y cómo evitar errores formales o de cálculo es clave para cumplir con Hacienda y evitar sanciones.
Además, disponer de una contabilidad bien organizada, preferiblemente integrada en un software de gestión como Conta5 XE, puede marcar la diferencia entre una presentación eficiente y una declaración con errores o requerimientos posteriores.
En este artículo abordamos todo lo que debes saber sobre el Modelo 111 desde un enfoque práctico y riguroso, para que puedas gestionarlo con seguridad en cada ejercicio fiscal.
¿Qué es el Modelo 111?
El Modelo 111 es una declaración tributaria mediante la cual empresas, autónomos y otras entidades ingresan a Hacienda las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF que han practicado a terceros durante un período determinado (trimestral o mensual, según el caso).
Se trata de una autoliquidación periódica en la que se declaran retenciones correspondientes, principalmente, a:
- Rendimientos del trabajo (por ejemplo, nóminas de empleados).
- Rendimientos de actividades profesionales (como facturas emitidas por autónomos con retención).
- Arrendamientos de inmuebles urbanos, si se ha pactado una retención en el contrato.
- Premios o cesión de derechos de imagen, entre otros supuestos recogidos en la normativa.
La base legal del Modelo 111 se encuentra en el artículo 101 de la Ley 35/2006 del IRPF y en el Reglamento del IRPF (RD 439/2007), que regulan las obligaciones de retener e ingresar a cuenta en determinados pagos sujetos a este impuesto.
Es importante no confundirlo con el Modelo 190, que cumple una función diferente: mientras el 111 es una autoliquidación periódica de las retenciones practicadas, el 190 es una declaración informativa de resumen anual, que debe presentarse al cierre del ejercicio y detalla todas las operaciones comunicadas a lo largo del año.
¿Has pagado sueldos o servicios profesionales? Entonces probablemente debas presentar el Modelo 111
La obligación de presentar el Modelo 111 no depende de si eres empresa, autónomo o entidad sin ánimo de lucro, sino de si has realizado pagos sujetos a retención de IRPF durante el periodo correspondiente. Es decir, si has actuado como retenedor, debes presentar el modelo para ingresar las retenciones a Hacienda.
A continuación, se detallan los casos más habituales en los que nace la obligación de presentarlo:
Has pagado nóminas a empleados
Los rendimientos del trabajo están sujetos a retención según las tablas establecidas por la Agencia Tributaria.
Si tienes trabajadores en plantilla y les has practicado retención en su salario, debes reflejarlo en el Modelo 111 e ingresar el importe retenido en Hacienda.
Has contratado servicios a profesionales autónomos
Si un profesional te ha emitido una factura con retención de IRPF (normalmente del 15 % o del 7 % si es nuevo autónomo), eres responsable de ingresar esa retención mediante el Modelo 111.
Esto es aplicable tanto a empresas como a autónomos que contraten a otros profesionales.
Has pagado alquileres de inmuebles urbanos
Cuando una persona jurídica o un empresario individual alquila un local u oficina a un particular para uso empresarial o profesional, generalmente debe practicar una retención de IRPF, que para 2025 es del 19% según el artículo 100 de la Ley 35/2006 del IRPF, siempre que el arrendador no esté exento de retención (por ejemplo, si es una entidad exenta o si el inmueble está afecto a su actividad económica). Esta retención debe declararse mediante el Modelo 111.
Has abonado premios o derechos de imagen
También debes presentar el Modelo 111 si has realizado pagos que implican retenciones sobre premios en metálico, cesiones de derechos de imagen o actividades agrícolas, forestales y ganaderas sujetas a retención.
Importante: La obligación de presentar el Modelo 111 no depende del volumen de actividad, sino de la existencia de pagos que conllevan retención. Incluso si solo has emitido una nómina o recibido una única factura profesional con retención, debes presentar el modelo correspondiente.
Si no has realizado pagos sujetos a retención en el trimestre, generalmente no estás obligado a presentar el Modelo 111, según la normativa de la Agencia Tributaria. Sin embargo, si has declarado previamente actividad sujeta a retención mediante el Modelo 036/037 y la Agencia Tributaria lo requiere, podrías necesitar presentar una declaración negativa. Para cesar la obligación de presentar el Modelo 111, puedes comunicarlo a través del Modelo 036/037, indicando la baja de dicha obligación si ya no realizas pagos sujetos a retención.
Qué incluye y qué no: tipos de rendimientos sujetos a retención en el Modelo 111
El Modelo 111 está destinado exclusivamente a declarar las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF practicadas sobre determinados tipos de pagos. No se utiliza para declarar IVA ni otras obligaciones fiscales.
A continuación, se detallan los rendimientos sujetos a retención que deben declararse mediante este modelo, de acuerdo con la normativa vigente:
Rendimientos del trabajo
Incluye las retribuciones satisfechas a empleados por cuenta ajena, tales como:
- Sueldos y salarios
- Pagas extraordinarias
- Indemnizaciones no exentas
- Retribuciones en especie
- Anticipos a cuenta del salario
La retención aplicable se calcula según el tipo personalizado de IRPF del trabajador, que depende de su situación familiar, salario bruto y otras variables.
Rendimientos de actividades profesionales
Pagos a trabajadores autónomos por servicios profesionales, cuando incluyen retención en factura:
- Servicios de asesoría, diseño, consultoría, formación, etc.
- Retención general del 15 %, o 7 % para nuevos autónomos (primeros tres años de actividad)
- La obligación de retener recae sobre el pagador, incluso si este es otro autónomo.
Rendimientos por arrendamientos de inmuebles urbanos
Aplica cuando una empresa o profesional alquila un local u oficina a un particular o entidad no sujeta a IVA:
- Retención del 19 % sobre la base del alquiler
- No se aplica a viviendas arrendadas para uso particular
Es obligatorio presentar el Modelo 111 si se practica esta retención, aunque no exista relación laboral o profesional con el arrendador.
Rendimientos de actividades agrícolas, forestales y ganaderas
Cuando se contrata a un tercero para realizar trabajos relacionados con este tipo de actividades:
- Retención del 2 % (general), aplicable a agricultores o ganaderos autó
- Retención del 1 % en casos específicos, como actividades en estimación objetiva (ej. aprovechamiento forestal en montes públicos).»
Premios en metálico y cesión de derechos de imagen
En casos menos frecuentes, también se declaran en el modelo 111:
- Premios que no estén exentos del IRPF
- Retribuciones por cesión de derechos de imagen, muy comunes en publicidad o eventos.
¿Qué NO se declara en el Modelo 111?
Es igualmente importante saber qué pagos quedan excluidos del modelo:
- Facturas sin retención (por ejemplo, compras a proveedores habituales).
- Rendimientos del capital mobiliario o inmobiliario (estos se declaran en otros modelos, como el 115 o el 123).
- Retenciones por IVA (que se declaran en modelos específicos como el 303).
- Operaciones no sujetas a retención (por ejemplo, facturas de autónomos exentos o sin obligación de retener).
¿Qué información tienes que declarar? Campos clave del Modelo 111
El Modelo 111 recoge, de forma estructurada, los datos relacionados con las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF practicados durante un periodo determinado (trimestre o mes, según el caso). El formulario oficial está compuesto por varias secciones, que deben cumplimentarse correctamente para evitar errores o incoherencias con el modelo anual 190.
A continuación, se detallan los principales campos y conceptos que debes declarar:
Identificación del declarante
NIF, nombre o razón social y ejercicio fiscal.
Indicar si la presentación corresponde al trimestre o mes concreto.
Marcar la casilla de declaración complementaria si se corrige una ya presentada.
Rendimientos del trabajo
Número de perceptores (empleados con retención).
Importe total de las retribuciones pagadas.
Base de retención: importe sobre el que se calcula el IRPF retenido.
Retención practicada: suma de las cantidades efectivamente retenidas e ingresadas.
Estos campos deben reflejar con precisión las nóminas de los trabajadores y los porcentajes aplicados, que pueden variar según su situación personal.
Rendimientos de actividades económicas (profesionales, agrícolas, ganaderas, etc.)
Datos similares a los anteriores, pero aplicables a:
- Profesionales autónomos (facturas con retención)
- Actividades agrícolas o ganaderas
- Otras actividades sujetas a retención
Es habitual que muchas empresas declaren en este apartado los pagos a colaboradores externos o freelancers.
Rendimientos por arrendamiento de inmuebles urbanos
Si se han alquilado locales, oficinas u otros inmuebles urbanos, se debe declarar:
- Número de arrendadores
- Bases de retención
- Retención practicada
Este bloque se incluye siempre que se haya pactado una retención con el arrendador (normalmente del 19 %).
Premios y cesión de derechos de imagen
Si has abonado algún premio en metálico o contratado servicios donde se ceden derechos de imagen, también deben declararse aquí los importes y retenciones correspondientes.
Resultado de la autoliquidación
Total de retenciones e ingresos a cuenta practicados en el periodo.
Importe a ingresar: suma final de todas las retenciones declaradas.
Modalidad de pago: domiciliación, NRC, cargo en cuenta o ingreso en entidad colaboradora.
Nota importante: todos estos datos deben cuadrar con los registros contables y, posteriormente, con el Modelo 190. Una incoherencia en las cifras (por ejemplo, más retenciones en el 111 que perceptores en el 190) puede derivar en requerimientos de Hacienda o sanciones.
Fechas clave y consecuencias de errores o retrasos
El Modelo 111 se presenta de forma periódica a lo largo del año, en función del volumen de operaciones del declarante. Para la mayoría de empresas y autónomos, su presentación es trimestral, aunque existen casos en los que se presenta mensualmente.
Periodicidad de la presentación
Trimestral (general): Empresas y autónomos que no superan los 6.010.121,04 € de volumen de operaciones en el año anterior.
Fechas de presentación:
- 1 al 20 de abril (1T)
- 1 al 20 de julio (2T)
- 1 al 20 de octubre (3T)
- 1 al 20 de enero del año siguiente (4T)
Si optas por domiciliación bancaria, el plazo se adelanta al día 15 de cada período.
Mensual (obligatoria para grandes empresas y otros casos): Sujetos con volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 € en el año anterior, Administraciones Públicas, sociedades anónimas o limitadas, y entidades en REDEME o régimen especial del grupo de entidades.
En ambos casos, si el último día de plazo cae en fin de semana o festivo, se traslada al siguiente día hábil.
Consecuencias de presentar el Modelo 111 fuera de plazo
Presentar el modelo fuera del plazo legal puede dar lugar a sanciones o recargos, dependiendo de si ha mediado requerimiento por parte de la Agencia Tributaria.
Si se presenta fuera de plazo sin requerimiento:
- Recargo por declaración extemporánea: 5% (hasta 3 meses), 10% (3 a 6 meses), 15% (6 a 12 meses) o 20% más intereses de demora (tras 12 meses).
Si se presenta tras un requerimiento:
- Puede imponerse una sanción proporcional, según los artículos 191 y siguientes de la Ley 58/2003, que oscila entre el 50% y el 150% del importe no ingresado, dependiendo de si la infracción se clasifica como leve, grave o muy grave.
- Las sanciones fijas son poco habituales para el Modelo 111, predominando las sanciones proporcionales, aunque podrían aplicarse en casos de infracciones formales.
Intereses de demora:
- Si procede devolución o compensación posterior, también pueden aplicarse intereses legales del dinero.
Recomendación clave
Llevar un control riguroso de las retenciones practicadas e integrar este seguimiento con un software contable como Conta5 XE permite automatizar cálculos, generar borradores del modelo y programar alertas para evitar retrasos y sanciones.
Presentación telemática: cómo se hace
La presentación del Modelo 111 es exclusivamente telemática para todos los contribuyentes, a través de la Sede Electrónica de la AEAT, con certificado digital, DNIe o Cl@ve PIN (este último solo para personas físicas).
¿Qué necesitas para presentar el Modelo 111?
Para acceder a la presentación electrónica, necesitas contar con alguno de los siguientes medios de identificación digital válidos en la Sede Electrónica de la AEAT:
- Certificado digital emitido por una entidad reconocida (FNMT, Camerfirma, etc.).
- DNI electrónico con lector habilitado.
- Sistema Cl@ve PIN, solo aplicable a personas físicas (autónomos).
Las personas jurídicas están obligadas a utilizar certificado digital.
Pasos para presentar el Modelo 111 en la AEAT
- Accede a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria: https://sede.agenciatributaria.gob.es
- Clica en “Presentaciones de declaraciones, calendario del contribuyente”
- Clica en “Todas las declaraciones por modelo”
- Clica en “Presentar y consultar declaraciones”
- Haz scroll y busca el Modelo 111
- Clica en Modelo 111
- Identifícate
- Firma y envía la declaración.
- Descarga y guarda el justificante de presentación con el Código Seguro de Verificación (CSV). Este documento es tu prueba legal de haber cumplido con la obligación tributaria.
¿Y si presentas el modelo desde un software como Conta5 XE?
La herramienta Conta5 XE permite generar automáticamente el fichero con los datos del modelo 111, alineado con la contabilidad registrada en el sistema. Además, si el entorno está configurado correctamente, puede integrarse con la presentación telemática, facilitando el envío directo a la AEAT desde la propia plataforma.
Esta funcionalidad reduce los errores manuales y acelera el proceso de declaración, sobre todo cuando se gestionan varias nóminas o pagos a terceros.
El Modelo 111 y el Modelo 190: por qué deben cuadrar
El Modelo 111 y el Modelo 190 están estrechamente relacionados. Mientras el Modelo 111 es una autoliquidación periódica (normalmente trimestral o mensual) en la que se ingresan en Hacienda las retenciones practicadas a lo largo del año, el Modelo 190 es una declaración informativa anual que resume y detalla todas esas retenciones, desglosadas por perceptor.
Ambos modelos deben cuadrar perfectamente entre sí. Las cantidades totales declaradas en los cuatro (o doce) modelos 111 presentados durante el año deben coincidir exactamente con los totales consolidados que se declaran en el modelo 190.
¿Qué pasa si los datos no coinciden?
Las discrepancias entre el 111 y el 190 son uno de los motivos más comunes de requerimientos por parte de la Agencia Tributaria, especialmente en inspecciones automatizadas. Algunos errores frecuentes incluyen:
- Declarar un importe incorrecto en alguno de los trimestres (modelo 111) y no corregirlo antes del 190.
- No incluir en el 190 a todos los perceptores a los que se les ha retenido (por ejemplo, por nóminas irregulares).
- Incluir importes diferentes o retenciones no coincidentes.
¿Qué información específica se refleja en el Modelo 190?
El Modelo 190 incluye, para cada perceptor:
- NIF
- Nombre y apellidos o razón social
- Tipo de rendimiento (trabajo, profesional, arrendamiento…)
- Importe íntegro satisfecho
- Retención practicada
Cualquier error en el Modelo 111 se verá reflejado en el 190, y viceversa. Por tanto, mantener una contabilidad alineada y precisa durante todo el año es esencial.
¿Cómo te ayuda Conta5 XE con el Modelo 111?
Gestionar correctamente el Modelo 111 implica tener un control preciso sobre todas las retenciones practicadas a empleados, profesionales, arrendadores u otros perceptores, y asegurarse de que esas cifras sean coherentes con la contabilidad general y con el modelo 190. Este control puede ser complejo si se lleva de forma manual o en sistemas desconectados entre sí.
Conta5 XE, el módulo contable de Gestión5 XE, está diseñado para automatizar este tipo de obligaciones fiscales, ofreciendo una gestión integrada entre contabilidad, nóminas, proveedores y fiscalidad. Su objetivo es minimizar errores, ahorrar tiempo y garantizar la trazabilidad de los datos ante posibles revisiones por parte de la Agencia Tributaria.
Funcionalidades clave de Conta5 XE aplicables al Modelo 111:
Registro automático de retenciones al generar nóminas, contabilizar facturas profesionales o arrendamientos sujetos a IRPF.
Control detallado de retenciones e IRPF, permitiendo clasificar correctamente las bases y retenciones según las categorías contables soportadas por el software, como nóminas, facturas profesionales y arrendamientos, en línea con las obligaciones fiscales del Modelo 111.
Informes periódicos de retenciones practicadas, actualizados en tiempo real a medida que se registran operaciones contables.
Generación del fichero oficial del Modelo 111, con los datos ya validados y listos para su presentación telemática.
Presentación telemática del Modelo 111 directamente desde la herramienta mediante certificado digital, simplificando el proceso y reduciendo la necesidad de interacción manual con la Sede Electrónica de la AEAT, aunque puede requerirse validación final en algunos casos.
Validación de datos antes del cierre de cada periodo fiscal, ayudando a identificar posibles incoherencias u omisiones para garantizar la precisión de las declaraciones.
Gracias a estas funcionalidades, Conta5 XE permite llevar una gestión fiscal precisa y sin sorpresas, incluso en empresas con múltiples empleados, colaboradores externos o pagos sujetos a retención.
Al integrar la contabilidad con la fiscalidad, el modelo 111 deja de ser una tarea repetitiva y propensa a errores, y pasa a formar parte de un circuito automatizado, fiable y conforme a normativa.
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