La transparencia y la eficiencia en las transacciones económicas se han vuelto esenciales para las empresas y la administración pública. En este contexto, nace el Sistema VERIFACTU, un sistema de verificación de facturas electrónicas que forma parte integral de las reformas fiscales recientes, incluidas la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.
Este sistema no solo pretende simplificar y asegurar el proceso de facturación entre empresas y entidades gubernamentales, sino también fortalecer las medidas contra el fraude fiscal y aumentar la adopción de la factura electrónica a nivel nacional.
VERIFACTU surge como una herramienta clave para las empresas que buscan cumplir con estas regulaciones, proporcionando un marco robusto para verificar la autenticidad y la integridad de las facturas emitidas y recibidas.
El impacto de este sistema se extiende a todas las esferas económicas, desde grandes corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas, todas las cuales deben adaptarse a esta nueva realidad para continuar operando eficazmente dentro del marco legal español.
En este artículo, exploraremos en profundidad qué es VERIFACTU, su importancia, cómo se relaciona con las legislaciones actuales, y qué empresas están afectadas por este cambio.
También detallaremos cómo Gestion5 facilita este proceso a través de soluciones de software innovadoras que permiten a las empresas no solo cumplir con los requisitos legales sino también mejorar sus procesos administrativos y fiscales.
Índice de Contenidos
Toggle¿Qué es VERIFACTU?
VERIFACTU es un sistema integral de verificación de facturas electrónicas desarrollado en respuesta a las necesidades de modernización fiscal de España.
Su objetivo es asegurar la autenticidad y la integridad de las facturas intercambiadas entre empresas y administraciones públicas, estableciendo un mecanismo de control y verificación antes de su procesamiento y almacenamiento fiscal.
Funciona como un intermediario tecnológico que valida cada factura contra un conjunto de criterios normativos, asegurando que todas las facturas no solo cumplan con los estándares técnicos, sino que también estén alineadas con la legislación fiscal vigente, incluyendo la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.
Este sistema se configura no sólo para mejorar la eficiencia en el manejo de las transacciones sino también para combatir el fraude fiscal, aumentando la transparencia y la confianza entre el sector público y las empresas.
La implementación de VERIFACTU representa un paso significativo hacia la digitalización fiscal completa, promoviendo un entorno empresarial más justo y competitivo.
Aspectos legales y fechas clave
La implementación de VERIFACTU está estructurada en fases para facilitar la adaptación de diferentes tipos de empresas al nuevo sistema de verificación de facturas electrónicas.
Estas fases están alineadas con las normativas de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, y permiten que tanto grandes empresas como PYMEs y autónomos tengan el tiempo necesario para ajustar sus sistemas y cumplir con los requisitos.
A continuación, se detallan las fechas clave de entrada en vigor de VERIFACTU:
Fechas clave de implementación
Publicación del Reglamento VERIFACTU: El 6 de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, conocido como Reglamento VERIFACTU. Este reglamento establece las bases para la adopción del sistema de verificación de facturas electrónicas.
Entrada en vigor para grandes empresas: A partir del 1 de julio de 2025, las grandes empresas y los grupos de IVA estarán obligados a implementar VERIFACTU. Esta fase inicial se centra en entidades con mayor volumen de operaciones y complejidad fiscal.
Obligación para PYMEs y Autónomos: Desde el 1 de enero de 2026, la obligación de adoptar VERIFACTU se extiende a pequeñas y medianas empresas (PYMEs) y autónomos. Esta fase busca incorporar a la mayoría del tejido empresarial español al nuevo sistema de verificación de facturas electrónicas.
Plazos y preparación para empresas y autónomos
Para evitar sanciones y garantizar una transición fluida, las empresas y autónomos deben cumplir con los siguientes plazos y preparativos:
- Adecuación de sistemas de facturación: Es esencial que las empresas, independientemente de su tamaño, actualicen sus sistemas de facturación con antelación, asegurando que estén en conformidad con los requisitos técnicos de VERIFACTU. La compatibilidad con el sistema de la AEAT es crucial para una integración eficaz y para evitar posibles errores en la transmisión de datos.
- Capacitación del personal: Los cambios normativos que introduce VERIFACTU requieren que el personal de las áreas contables y fiscales esté capacitado en el uso del nuevo sistema. Este proceso de formación debe abordar no solo los aspectos técnicos de la facturación electrónica, sino también los cambios en los procesos internos necesarios para cumplir con los nuevos estándares de verificación y auditoría.
Con estas fases de implementación y un enfoque escalonado, VERIFACTU ofrece a las empresas y autónomos el tiempo necesario para adaptarse, a la vez que permite a la administración pública establecer una estructura de fiscalización más sólida y confiable.
Relación con la Ley Antifraude
VERIFACTU es una herramienta clave en la implementación de la Ley Antifraude, que tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de control para prevenir y detectar el fraude fiscal.
Este sistema asegura que las facturas electrónicas cumplan con criterios específicos antes de su aceptación, lo que aumenta la transparencia y reduce las oportunidades de manipulación fiscal.
Al verificar la autenticidad y la integridad de cada factura, VERIFACTU permite una auditoría más eficaz y precisa, en línea con los objetivos de la Ley Antifraude de mejorar el seguimiento fiscal y la recaudación de impuestos.
Más información sobre la Ley Antifraude.
Relación con la Ley Crea y Crece
En relación con la Ley Crea y Crece, VERIFACTU facilita la obligatoriedad de la factura electrónica entre todas las empresas, promoviendo un cambio significativo hacia la digitalización completa de los procesos contables.
Esta ley busca simplificar las obligaciones administrativas y aumentar la eficiencia operativa, reduciendo los costes de gestión para las empresas y mejorando la cooperación entre el sector privado y público.
VERIFACTU, al ser un componente esencial de este marco, ayuda a las empresas a cumplir con la ley, garantizando que todas las facturas electrónicas se procesen de acuerdo con los estándares nacionales.
Más información sobre la Ley Crea y Crece.
Empresas afectadas
VERIFACTU afecta a una amplia gama de empresas en España, abarcando desde grandes corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas (PYMES). Específicamente, el sistema tiene un impacto directo en todas las entidades que realizan transacciones comerciales con la administración pública, dado que estas deben asegurar que sus procesos de facturación electrónica estén en pleno cumplimiento con las normativas vigentes.
Las empresas de sectores como la construcción, tecnología, consultoría y cualquier otro que regularmente interactúa con el sector público deben adaptarse a VERIFACTU para garantizar la validez legal y técnica de sus facturas electrónicas.
Este requisito no solo implica un cambio en la forma en que estas empresas gestionan sus facturas, sino que también exige una actualización tecnológica para integrar sistemas capaces de cumplir con la verificación de facturas que impone VERIFACTU.
La adaptación a este sistema es crucial, ya que las fallas en cumplir con estos estándares pueden resultar en sanciones significativas, además de afectar la relación comercial con el sector público.
Objetivos de VERIFACTU
VERIFACTU se diseñó con múltiples objetivos estratégicos para mejorar la eficiencia y transparencia de los procesos fiscales en España. Primordialmente, busca aumentar la seguridad y la fiabilidad de las facturas electrónicas mediante un sistema robusto de verificación que detecta errores y fraudes antes de que las facturas sean aceptadas por la administración pública.
Este sistema tiene como metas específicas:
- Prevención del fraude fiscal: Al verificar la integridad y autenticidad de cada factura, VERIFACTU reduce significativamente las oportunidades para el fraude y la evasión fiscal.
- Mejora de la eficiencia administrativa: Automatizando la verificación de facturas, VERIFACTU agiliza los procesos administrativos, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para la gestión de facturas y la resolución de discrepancias.
- Fomento de la transparencia: Al asegurar que todas las facturas cumplan con la normativa vigente, VERIFACTU promueve una mayor transparencia en las transacciones entre empresas y entidades gubernamentales.
- Adopción de tecnología moderna: Al requerir que las empresas implementen y utilicen tecnologías de facturación electrónica, VERIFACTU impulsa la digitalización de los procesos empresariales, alineando a España con las tendencias globales en gestión fiscal electrónica.
- Unificación de estándares: Establece un estándar uniforme para la facturación electrónica que todas las empresas deben seguir, simplificando así el cumplimiento regulatorio a través de diferentes sectores e industrias.
Cada uno de estos objetivos contribuye a un sistema fiscal más robusto y justo, asegurando que las empresas operen en un marco de mayor equidad y cumplimiento normativo.
Datos enviados a la AEAT con VERIFACTU
El sistema VERIFACTU implica la transmisión de datos detallados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para garantizar el cumplimiento fiscal y la transparencia.
Los datos enviados incluyen:
- Identificación del emisor y receptor: Incluye información como el NIF (Número de Identificación Fiscal), razón social, y dirección de ambas partes.
- Detalles de la factura: Se envían el número de factura, la fecha de emisión, la descripción del servicio o producto, cantidad, precio unitario, y el total incluyendo impuestos.
- Información tributaria: Datos específicos sobre el IVA aplicado, retenciones, y otros impuestos pertinentes.
- Datos de pago: Información sobre la forma de pago, fechas de pago acordadas y, si es relevante, datos de financiación o aplazamiento.
- Estado de la factura: Se reporta si la factura ha sido aceptada, rechazada o está pendiente de revisión por discrepancias.
Estos datos son esenciales para que la AEAT pueda realizar un seguimiento adecuado y verificar la exactitud de las declaraciones fiscales, ayudando así a prevenir errores o fraudes fiscales.
La precisión y la puntualidad en el envío de estos datos son cruciales para mantener la buena salud fiscal de las empresas y la transparencia con la administración pública.
Beneficios del Reglamento VERIFACTU
La implementación de VERIFACTU trae consigo una serie de beneficios significativos tanto para las empresas como para la administración pública:
- Mejora de la eficiencia: VERIFACTU automatiza y estandariza el proceso de verificación de facturas, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para las auditorías y la gestión documental.
- Reducción del fraude fiscal: Al asegurar la autenticidad y la integridad de las facturas, VERIFACTU disminuye las posibilidades de fraude, mejorando la recaudación de impuestos y la transparencia fiscal.
- Facilidad de cumplimiento: El sistema simplifica el cumplimiento de las regulaciones fiscales al proporcionar un marco claro y herramientas automatizadas para la verificación de facturas.
- Fortalecimiento de la relación empresa-gobierno: Al garantizar transacciones más transparentes y seguras, VERIFACTU refuerza la confianza entre las empresas y el sector público.
- Impulso a la digitalización: Fomenta la transformación digital de las empresas, alineándolas con las tecnologías modernas y mejorando su competitividad en el mercado.
Preparación de las empresas para VERIFACTU
Para una transición exitosa a VERIFACTU, las empresas necesitan una preparación meticulosa. Aquí están los pasos clave que deben seguir:
- Evaluación tecnológica: Las empresas deben revisar y, si es necesario, actualizar sus sistemas de facturación electrónica para asegurar la compatibilidad con VERIFACTU.
- Capacitación del personal: Es crucial capacitar a los equipos contables y financieros sobre las nuevas normativas y el uso del sistema VERIFACTU para garantizar un manejo correcto y eficiente de las facturas.
- Pruebas del sistema: Antes de la implementación completa, se deben realizar pruebas para asegurar que el sistema funciona correctamente y que se pueden detectar y corregir errores en las facturas antes de enviarlas a la AEAT.
- Consulta con expertos: Las empresas pueden beneficiarse de la orientación de consultores especializados en legislación fiscal y sistemas de facturación electrónica para adaptarse a los cambios con mayor facilidad.
- Planificación estratégica: Desarrollar un plan estratégico para la implementación y la transición puede ayudar a minimizar las interrupciones en las operaciones diarias y mejorar la adaptación a largo plazo.
Estos pasos no solo ayudarán a las empresas a cumplir con las regulaciones de VERIFACTU sino que también promoverán una mejor gestión de sus procesos internos.
Implementación técnica de VERIFACTU
La implementación técnica de VERIFACTU requiere una integración cuidadosa con los sistemas de facturación electrónica existentes en las empresas. Aquí se detallan los aspectos técnicos clave:
- Integración de sistemas: VERIFACTU debe integrarse con los ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) y otros sistemas de gestión financiera. Esto implica ajustar APIs para asegurar una comunicación fluida y segura con la AEAT.
- Seguridad de los datos: Es vital implementar soluciones de seguridad robustas para proteger la transmisión y el almacenamiento de datos fiscales, cumpliendo con las normativas de protección de datos.
- Automatización de procesos: VERIFACTU permite la automatización del proceso de envío y verificación de facturas, lo que reduce errores humanos y aumenta la eficiencia.
- Actualización y mantenimiento continuo: Los sistemas deben actualizarse regularmente para adaptarse a cambios en la legislación fiscal y tecnológica, asegurando la compatibilidad continua con VERIFACTU.
- Monitoreo y reporte: Implementar herramientas de monitoreo que permitan seguir el estado de las facturas en tiempo real y generar informes detallados para auditorías internas y revisiones por parte de la AEAT.
La implementación técnica de VERIFACTU es un proceso complejo que requiere una planificación detallada y una ejecución cuidadosa para asegurar que todos los requisitos legales y técnicos sean cumplidos eficazmente.
Gestion5: Facilitando el cumplimiento normativo de VERIFACTU
Gestion5 XE es un software ERP diseñado específicamente para facilitar la gestión empresarial en PYMEs y autónomos, y se posiciona como una herramienta clave para cumplir con el reglamento VERIFACTU.
Este sistema no solo optimiza procesos operativos como la gestión de compras, ventas y cobros, sino que también asegura que las empresas puedan adaptarse rápidamente a las nuevas exigencias normativas relacionadas con la verificación de facturas electrónicas.
El diseño integral de Gestion5 XE lo convierte en una solución ideal para empresas que buscan adaptarse al reglamento VERIFACTU. Además de simplificar la gestión operativa, su integración con los sistemas de verificación de la AEAT garantiza el cumplimiento normativo de manera eficiente y sin interrupciones.
Para las empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de facturas electrónicas o buscan mejorar su eficiencia administrativa, Gestion5 XE es la solución estratégica para afrontar los retos que plantea la digitalización fiscal.
Ver Guía Gestión5 XE Verifactu
Contacta con nuestros especialistas y pídeles una DEMO gratuita.