VERIFACTU. Todo lo que necesitas saber.
La transparencia y la eficiencia en las transacciones económicas se han vuelto esenciales para las empresas y la administración pública. En este contexto, nace el Sistema VERIFACTU, un sistema de verificación de facturas electrónicas que forma parte integral de las reformas fiscales recientes, incluidas la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.
Este sistema no solo pretende simplificar y asegurar el proceso de facturación entre empresas y entidades gubernamentales, sino también fortalecer las medidas contra el fraude fiscal y aumentar la adopción de la factura electrónica a nivel nacional proporcionando un marco robusto para verificar la autenticidad y la integridad de las facturas emitidas y recibidas.
El impacto de este sistema se extiende desde grandes corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas, todas las cuales deben adaptarse a esta nueva realidad para continuar operando eficazmente dentro del marco legal español.
En este artículo, exploraremos en profundidad qué es VERIFACTU, su importancia, cómo se relaciona con las legislaciones actuales, y qué empresas están afectadas por este cambio.
También detallaremos cómo Gestión5 facilita este proceso a través de soluciones de software innovadoras que permiten a las empresas no solo cumplir con los requisitos legales sino también mejorar sus procesos administrativos y fiscales.
¿Qué es VERIFACTU?
VERIFACTU es un sistema integral de verificación de facturas electrónicas desarrollado en respuesta a las necesidades de modernización fiscal de España. Su objetivo es asegurar la autenticidad y la integridad de las facturas intercambiadas entre empresas y administraciones públicas, estableciendo un mecanismo de control y verificación antes de su procesamiento y almacenamiento fiscal.
Debe ser un proceso automático, seguro e instantáneo. Estos datos generados por los sistemas de facturación, no se podrán manipular.
Se requiere un software que comunique la facturación a la AEAT
Este software deberá cumplir con una serie de requisitos, siendo uno de ellos la capacidad de comunicar electrónicamente los registros a la AEAT en tiempo real (sistema Verifactu) o a requerimiento de la AEAT. Aquí será el usuario el que podrá elegir entre comunicar los datos de la factura en tiempo real a Hacienda (sistema Verifactu) o no hacerlo.
En tiempo real: (Recomendado)
Permitir enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda es la opción más cómoda y recomendada por la Administración, y es la que se denomina Sistema Verifactu y que permite asegurar que se consideran cumplidos los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación. Con ello se simplifica el cumplimiento de los requisitos y es hacienda el custodio de los datos ya certificados.
No comunicar en tiempo real. Pero tenerlo a solicitud de Hacienda.
En caso de que no se quiera realizar envío automático a la AEAT las aplicaciones deberán guardar de forma segura los registros de facturación, aunque la AEAT podrá requerir que se consideren cumplidos todos los requisitos anteriores del artículo 29.2 j) de la LGT de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación.
Con lo cual se asumen mayores obligaciones y responsabilidades al ser custodios y responsables de cumplir todos estos requisitos.
Las empresas pueden optar por no utilizar la modalidad VeriFactu en cuanto al envío de los registros de facturación en tiempo real, no obstante, su software debe tener la capacidad de hacerlo cuando la AEAT se lo requiera.
A tener en cuenta si no comunica en tiempo real:
- SI no hay conexión permanente con Internet, necesitará adoptar este sistema.
- Implica mayores obligaciones adicionales para cumplir los requisitos. Perder los datos podría incumplir uno de los mayores requisitos que es la conservación 4 años
- Dudas en los clientes: AL ser facturas no verificables puede generar dudas con sus clientes
- Mayor propensión a controles de la AEAT. Al no ser facturas automáticas debe demostrarse la aplicación de la normativa. La AEAT requerirá dicha comprobación.
Software certificado por la AEAT.
Obligatoriedad para las empresas de disponer de su software de facturación certificado.
El software debe estar certificado por el fabricante mediante una declaración responsable. Cualquier software que no esté certificado será ilegal. Se sancionará con una multa fija de 50.000€ por cada ejercicio por la mera tenencia de dicho software.
Todas nuestras soluciones GESTION5 XE de software de facturación estarán 100% adaptadas a los nuevos requisitos de la Administración para que puedas cumplir con la normativa sin preocupaciones.
- Las facturas hechas con Word o Excel ya no se serán válidas.
Los datos enviados a la AEAT con VERIFACTU y el código QR.
El software remitirá los registros de facturación mediante mensajes en formato XML y simultáneamente emitirá la factura o ticket con el código QR que la identifica. Tras el envío del fichero, la AEAT devolverá el resultado de la validación y aceptación.
Los datos enviados son muy amplios incluyen:
- Identificación del sistema informático utilizado para generar la factura y código del registro del alta y homologación (GESTION5 XE)
- Identificación del emisor y receptor: Incluye información como el NIF (Número de Identificación Fiscal), razón social, y dirección de ambas partes.
- Detalles de la factura: Se envían el número de factura, la fecha de emisión, la descripción del servicio o producto, cantidad, precio unitario, y el total incluyendo impuestos.
- Las facturas tendrán que encadenarse entre sí. Es una forma más de garantizar su validez ya que el encadenamiento de facturas, junto con su registro, facilitan la comprobación de que las facturas y sus datos no han sido alterados tras haber sido presentadas
- El código QR
Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deberán indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión «Veri*Factu».
Fechas clave y Aspectos legales
Fechas clave de implementación y envío de facturas: 1 de JULIO 2025
El 28 de octubre de 2024 se ha publicado la Orden HAC7/1177/2024 que supone el comienzo de la cuenta atrás para la entrada de Verifactu. Con la orden se da inicio al cómputo de nueve meses máximo que tienen los proveedores de software para tener los sistemas informáticos de facturación adaptados.
Esto quiere decir que pueden comenzar a comercializarlos una vez los tengan preparados.
En relación con la Ley Antifraude
VERIFACTU es una herramienta clave en la implementación de la Ley Antifraude, que tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de control para prevenir y detectar el fraude fiscal.
Más información sobre la Ley Antifraude.
En relación con la Ley Crea y Crece
En relación con la Ley Crea y Crece, VERIFACTU facilita la obligatoriedad de la factura electrónica entre todas las empresas, promoviendo un cambio significativo hacia la digitalización completa de los procesos contables.
Más información sobre la Ley Crea y Crece.
Empresas afectadas
¿Quiénes son los obligados a implantar este sistema?
El sistema VeriFactu afecta a todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y los contribuyentes del IRPF (autónomos) que desarrollen actividades económicas.
Canarias, Ceuta y Melilla están dentro del ámbito de aplicación de este proyecto y su implantación será análoga al resto del territorio español.
Otros y Exentos
Ticket BAI. En los territorios forales convivirá con los sistemas propios de las haciendas forales (TicketBai) y en función de dónde se tribute se utilizará uno u otro.
SII. Tampoco están obligadas las empresas que están dentro del SII, se da por hecho que se cumple con la obligación. No obstante, el software debe cumplir todas las especificaciones del real decreto y estar preparado para el envío, de la misma manera que si no utilizase el SII.
Como prepararse las empresas para emitir facturas con VERIFACTU
Para una transición exitosa a VERIFACTU, las empresas necesitan una preparación. Aquí están los pasos clave que deben seguir:
Plazos y preparación para empresas y autónomos
2024
- Anticipadamente tomar la decisión. Ya antes de finalizar el año debe asumir este proceso clave que le garantice el cumplimiento legal. Debe tener resuelto el software que debe hacer este proceso.
1er trimestre 2025
- Adecuación de sistemas de facturación: Actualizar o instalar el software de facturación homologado con VeriFactu.
- Capacitación del personal: Los cambios normativos que introduce VERIFACTU requieren que el personal de las áreas contables y fiscales esté capacitado en el uso del nuevo sistema.
Gestión5 XE anticipa a ABRIL 2025 la implantación.
- Anticipadamente emitir ya facturas con VeriFactu. Para evitar carga y estrés en la implantación por sobrecarga de trabajo, GESTION5 XE comenzará las actualizaciones e instalación del software a partir de Abril 2025 para que Vd. tenga dispuesto todo mucho antes y empiece a emitir facturas.
Gestión5 XE: Facilitando el cumplimiento normativo de VERIFACTU
En el contexto de la implementación de VERIFACTU y las exigencias de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, GESTION5 XE se posiciona como un aliado estratégico para las empresas que buscan adaptarse a las nuevas normativas fiscales en España.
Integración con la Agencia Tributaria y adaptación a la Ley Antifraude
Gestión5 XE está plenamente integrado con la Agencia Tributaria, facilitando la presentación telemática de los modelos fiscales oficiales.
Además, el software está adaptado a la Ley Antifraude Fiscal, proporcionando herramientas que ayudan a prevenir y detectar posibles irregularidades en la gestión contable.
Automatización y control de la gestión contable
Una de las ventajas destacadas de Gestión5 XE es la capacidad de automatizar y controlar todos los aspectos contables, permitiendo a las empresas conocer en tiempo real la situación económica de su negocio.
El software ofrece funcionalidades como la gestión de tesorería con formatos SEPA y conciliación bancaria, generación de informes anuales y exportación de datos contables en formatos compatibles con Office.
En resumen, Gestión5 ofrece a las empresas las herramientas necesarias para cumplir con las normativas fiscales vigentes y prepararse para los cambios que trae consigo VERIFACTU.
Contacta con nuestros especialistas y pídeles una DEMO gratuita.
